Giriş
Bir editör için en sinir bozucu durum, gönderilen hakem davetlerinin veya yazar bilgilendirme maillerinin “Gereksiz” (Spam) klasörüne düşmesidir. Bu durum sadece süreci yavaşlatmakla kalmaz, derginizin akademik saygınlığına da zarar verir. Peki, OJS sistemlerinde bu sorunu kökten nasıl çözersiniz?
1. Neden Standart Hosting Mailleri Yetersiz Kalır?
Çoğu dergi, web sitesinin barındığı sunucunun (Shared Hosting) varsayılan mail sistemini kullanır. Ancak bu sunucular aynı anda binlerce siteye hizmet verdiği için “kara liste”ye (blacklist) alınma riskleri çok yüksektir. Eğer sunucunuzun IP adresi kirlenmişse, gönderdiğiniz her mail doğrudan spame gider.
2. Çözüm: SMTP ve Harici Mail Servisleri
OJS’nin kendi içindeki mail fonksiyonu yerine, profesyonel bir SMTP altyapısı kullanmak zorunluluktur. Brevo, SendGrid veya Mailgun gibi servisler, mail gönderimi için optimize edilmiş “temiz” IP adresleri sunar.
3. SPF, DKIM ve DMARC Kayıtları Nedir?
Teknik terimler korkutucu gelebilir ama aslında bunlar derginizin “dijital kimlik kartları”dır:
SPF: Sunucunuza mail gönderme yetkisi verir.
DKIM: Maillerin yolda değiştirilmediğini kanıtlayan dijital bir imzadır.
DMARC: Bu iki kaydın doğruluğunu teyit eden son güvenlik katmanıdır. Bu ayarlar doğru yapılmadığında, Gmail ve Outlook gibi servisler maillerinizi güvensiz olarak işaretler.
4. Profesyonel SMTP Entegrasyonunun Avantajları
Yüksek Teslimat Oranı: Mailler doğrudan “Gelen Kutusu”na düşer.
Takip Edilebilirlik: Hangi hakem maili açtı, hangisine ulaşmadı raporlayabilirsiniz.
Hız: Sistem mailleri gecikmeden anında iletilir.
Sonuç: Derginizin İletişim Hattını Güvenceye Alın
Akademik iletişimde kopukluk yaşamak, sayıların gecikmesine ve indeksleme süreçlerinde sorun çıkmasına neden olur.
